Come scegliere il software di fatturazione elettronica

La Legge di Bilancio del 2018 ha introdotto una novità sostanziosa per aziende e liberi professionisti nell’ambito della fiscalità. Stiamo parlando della fattura elettronica, già in vigore nella Pubblica Amministrazione dal 2014, ma obbligatoria per i privati (anche se non tutti) a partire dal gennaio 2019.

Questo sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione. Basterà infatti dotarsi di un apposito software di fatturazione o gestionale, per compilare una fattura elettronica e inviarla al cliente.

Molti sono i software, free e non, sviluppati per gestire la fatturazione elettronica, oltre ai vari servizi on-line. Preferire un software per la fattura elettronica gratis, può essere una buona idea, visto che ci sono molte alternative semplici e complete disponibili on-line.

Un buon software di fatturazione elettronica deve essere innanzitutto conforme alla normativa sulla fatturazione elettronica prevista dall’Agenzia delle Entrate e, cosa importante per l’utente, deve avere un’interfaccia semplice ed intuitiva, in modo da velocizzare la fatturazione e renderla a prova di errori.

La gestione delle fatture, in entrata e in uscita, deve essere chiara e semplice. Meglio ancora se è possibile archiviarle e catalogarle, integrandole con grafici e tabelle. Dal software possono poi essere spediti al cliente tramite i mezzi di comunicazione che usa maggiormente (Email, Whatsapp, Telegram, Facebook Messenger – a seconda del programma), oppure direttamente al gestionale privato.

Per ridurre al minimo eventuali errori, molti software prevedono anche sistemi di precompilazione dei campi della fattura, con i dati ufficiali registrati alla Camera di Commercio. Le procedure automatizzate sono l’ideale per chi non vuole preoccuparsi di compilazione, invio e ricezione, lasciando al sistema la gestione automatica.

L’assistenza, soprattutto agli inizi, può essere un grande vantaggio. Verifica quali programmi e pacchetti ti forniscono l’assistenza di un “commercialista digitale”, per sciogliere i tuoi dubbi e accompagnarti nel processo di compilazione. Quasi tutti sono invece forniti di un’agenda integrata per notificare appuntamenti e scadenze.

Verifica anche che il tuo programma preveda la conservazione delle fatture elettroniche a norma di legge, prevista per 10 anni, meglio se in server sicuri e certificati. Molti permettono di integrare il sistema con le applicazioni Dropbox, Google Drive o OneDrive.

Dal momento che la connettività viaggia sempre più sul mobile, molti programmi si sono dotati di un’app che permette di accedere alla fatturazione tramite qualsiasi dispositivo. È un’aggiunta interessante se viaggi molto e vuoi avere sotto mano preventivi, fatture, acquisti, scadenze (con notifiche push) e tutto ciò che ti serve in mobilità.

I costi dei programmi a pagamento, o dei servizi on-line, possono variare se questi prevedono diversi pacchetti, che coprono dalle esigenze base dei liberi professionisti, fino a quelli delle aziende. Per contro, i programmi free possono avere alcune limitazioni che è bene verificare.

Prima di scegliere il programma adatto alla tua attività, valuta bene le tue esigenze e, solo dopo, compara i vari software di fatturazione elettronica per trovare quello che fa al caso tuo.

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