Se gestisci un’impresa nata da poco (ma anche dopo), tenere sotto stretto controllo la gestione delle finanze è fondamentale per il successo.

A dirlo sono anche gli ultimi dati statistici, secondo cui circa il 20% delle piccole imprese fallisce prima di completare il secondo anno. Tra i molti potenziali colpevoli di questa diffusa scomparsa vi è anche la mancanza di un’efficace gestione del denaro e della contabilità.

Come start-up è facile essere sopraffatti da tutte le attività amministrative che è necessario gestire. Tuttavia, lo stesso vale per le società più grandi in quanto il volume delle fatture può rendere difficile tenere traccia della posizione finanziaria dell’azienda in qualsiasi momento.

Poter contare su un programma di contabilità ordinaria facile sin dall’inizio, è una buona soluzione non solo per avere un’idea chiara del rendimento aziendale, ma anche per semplificarlo inviando tutti i dati necessari al proprio commercialista senza correre il rischio di dimenticare le scadenze.

Gli strumenti di contabilità per le piccole imprese addebitano canoni di abbonamento mensili e generalmente offrono periodi di prova gratuiti. È importante che un programma di contabilità ordinaria sia facile da usare e ricco di funzionalità finalizzate a semplificare le azioni quotidiane.

Quali sono i parametri da prendere in considerazione per un software di semplificazione fiscale?

Un programma per la contabilità ordinaria deve assicurare il pieno controllo delle fatture, in entrata e in uscita, per poterne monitorare lo stato. Molti sono dotati di meccanismi di parametrizzazione dei dati e automazione delle operazioni che velocizzano di molto il lavoro e riducono anche il margine di errori. Il vantaggio di un buon gestionale di contabilità è che è lui a prevenire o segnalare eventuali errori.

Le varie funzionalità di gestione devono essere complete ma intuitive, per poter evitare errori di qualsiasi tipo. Un’interfaccia utente moderna e personalizzabile ha lo scopo di facilitare l’utilizzo del software, così da far risparmiare tempo di apprendimento e agevolare l’aumento della produttività. Il software deve potersi collegare alle anagrafiche clienti, fornitori, prodotti e servizi; per permettere un inserimento dati agevole e senza dispendio di tempo.

A tal fine, sempre più programmi iniziano a dotarsi dell’applicativo Business Intelligence (BI) che permette di effettuare una raccolta regolare e organizzata dell’insieme di dati presenti nel database aziendale. Questa funzionalità ti consente di elaborare, analizzare e aggregare dati, trasformandoli in informazioni, facilitando la creazione di forme più semplici e flessibili che ne aumentano il grado di presentazione, conservazione e reperibilità.

I programmi di contabilità ordinaria più avanzati, permettono la totale personalizzazione della configurazione: i moduli videate, menu, query, stampe, report possono essere aggiunti man mano che l’azienda cresce o che aumentano le necessità di gestione. La struttura modulabile fa sì che un software possa adattarsi ai diversi reparti interni all’azienda stessa, ma anche il design responsive ha il suo peso quando si tratta di adattare l’interfaccia alle dimensioni del tuo computer, smartphone e tablet, riconoscendo il dispositivo che stai usando per la fruizione del programma.

Tutte le funzionalità di un programma di contabilità ordinaria facile devono essere in grado di rispondere con efficacia alle differenti esigenze gestionali della tua azienda. Amministrazione, controllo di gestione, magazzino, logistica, produzione, customer service, gestione dei punti vendita, pianificazione dei flussi di lavoro, posta elettronica integrata, analisi del flusso documentale, Business Intelligence: ogni aspetto della tua attività deve essere sotto controllo, il tutto integrato in un solo database per ottenere la massima efficacia e l’immediata disponibilità delle informazioni.

Un parametro di fondamentale importanza nei software per la contabilità riguarda la gestione dei costi e dei ricavi. L’andamento deve essere tenuto sotto controllo attraverso grafici e report in tempo reale, anche dal tuo smartphone tramite l’apposita app.

La mobilità è infatti un’altra importante discriminante nella scelta di un buon software per la contabilità ordinaria. La possibilità di potervi accedere quando e come si vuole, da casa o dall’ufficio, direttamente dal cliente o anche se ci si trova in vacanza, è un vantaggio non da poco. Ecco perché i programmi in cloud sono sempre più utilizzati: consentono infatti l’accesso al gestionale ovunque tu sia. Le uniche due cose di cui hai bisogno sono un device (smartphone, tablet, computer) e una connessione internet.

Informati anche sul sistema di archiviazione, che deve essere sicuro e legalmente riconosciuto, per avere l’accesso semplice e rapido ai documenti dagli utenti autorizzati. Importanti anche il backup e gli aggiornamenti automatici.

Una funzionalità molto comoda poi è quella che permette la conversione dal tuo formato di fattura (ad esempio XML) a quello richiesto dal tuo cliente (come EDIFACT, XML, IDOC, VDA, PDF…). Ma anche quella che permette la distribuzione multicanale (email, Web-EDI, WhatsApp..), può facilitare di molto il lavoro.

Soprattutto per chi non ha ancora molta dimestichezza con la gestione delle finanze, è importante che l’assistenza, telefonica o online, sia efficiente e attiva negli orari standard di lavoro. Non solo nella fase iniziale dell’attivazione del servizio, quanto soprattutto nella gestione quotidiana.

La digitalizzazione delle pratiche gestionali va presa come un grande vantaggio per l’azienda: risparmiando tempo e carta aumenta la produttività. Consentendo decisioni rapide e massima scalabilità, puoi migliorare la tua gestione mantenendo al minimo i costi e i rischi aziendali.

 

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