Che cosa sono i software gestionali e perché sono importanti per le aziende? Scopriamo tutti i vantaggi e le diverse tipologie di questi fondamentali programmi per piccole, medie e grandi imprese.
Quanto sono importanti i software gestionali per le aziende?
Che cosa sono i software gestionali?
Si sente spesso parlare di software gestionali, ma non tutti li conoscono a fondo e riescono a darne una precisa definizione. Senza utilizzare troppi tecnicismi, è possibile definire i software gestionali come avanzati e precisi programmi informatici che consentono l’automatizzazione dei più importanti processi aziendali.
Non serve aggiungere altro per capire l’importanza di tali strumenti, utilissimi per qualsiasi azienda e pronti ad aiutare gli imprenditori nella gestione di ogni aspetto dell’attività. Piccola o grande che sia, è impossibile immaginare un’azienda che va avanti senza un software gestionale. Grazie alle innovazioni informatiche si è arrivati al punto di ottimizzare, con il minimo sforzo e il massimo risultato, qualsiasi processo industriale. Tutto, davvero tutto può essere controllato con semplici operazioni attraverso i più comuni strumenti informatici.
Tutti i vantaggi dei software gestionali
Il loro impressionante successo nel mondo delle aziende è supportato da una lunga serie di vantaggi che sono pronti ad apportare all’attività di impresa, indirizzandola verso una sicura e più rapida espansione del business di riferimento. Scegliere tra i tanti software aziendali che oggi affollano il mercato digitale non è semplice, ma quando si riesce a trovare quello giusto sarà un gioco da ragazzi riuscire a:
- Controllare in qualsiasi momento la situazione dei pagamenti. Sarà sempre possibile controllare le entrate e le uscite, avendo ben chiara la situazione grazie a precisi documenti informatici.
- Acquisire le anagrafiche dei clienti e dei fornitori per velocizzare ed ottimizzare i processi di comunicazione. In ogni settore una efficiente e rapida comunicazione sta alla base del consolidamento dei rapporti e del processo di espansione commerciale. Un software gestionale è un potente strumento che aiuta nelle azioni di marketing di successo.
- Controllare le scadenze ed essere sempre puntali nei pagamenti, da fare e da ricevere.
- Gestire il magazzino con disarmante facilità.
- Analizzare il fatturato e tenere automaticamente il registro dell’IVA e i registri contabili.
- Organizzare il lavoro e la produzione in modo più semplice e incredibilmente preciso.
- Ottimizzare la comunicazione e la collaborazione tra la produzione, il reparto commerciale e quello dedicato ai servizi post vendita.
Sono davvero tantissimi i vantaggi offerti dai migliori software gestionali, che possono essere utilizzati per qualsiasi azienda. Insomma, un servizio su misura per una maggiore efficienza e un più sicuro successo commerciale.
Quali caratteristiche devono avere i software gestionali?
Come anticipato, non tutti i programmi per la gestione delle attività aziendali sono uguali e scegliere può risultare davvero difficile. Però, è possibile definire quelle che sono le caratteristiche essenziali che un buon software deve avere:
- Servizio DMS (Document Management System) per creare, catalogare, ordinare, scansionare, trasformare e inviare qualsiasi documento digitale, con la possibilità di poter sempre contare su un ulteriore sistema di sicurezza e protezione dei dati (ad esempio, permessi per modificare file importanti per l’azienda e per la loro divulgazione).
- Sistema di Business Intelligence per la raccolta e l’organizzazione sistematica di tutti i dati presenti nel database dell’azienda. Tutte le informazioni dovranno essere accessibili in qualsiasi momento e con aggiornamenti in tempo reale. È l’unico modo per avere sempre ben chiaro il quadro generale dell’andamento economico dell’attività, con informazioni precise e dettagliate. I migliori software gestionali non prevedono l’utilizzo di programmi a parte (terzi) per questa delicata operazione.
- Avere una precisa funzione di scambio di dati, anche tra sistemi non omogenei, senza errori. È importantissimo per le aziende avere un sistema di scambio di informazioni in grado di condividere documenti o altri dati senza dover attuare procedure sempre diverse.
- Sistema ERP, cioè un sistema in grado di fondere tra loro tutte le risorse aziendali. Un ottimo software gestionale è in grado di coinvolgere la produzione, la logistica, la contabilità, il reparto vendita e quello marketing sfruttando lo stesso servizio informatico. Con una rapida (e semplice) comunicazione tra i diversi reparti tutto risulterà più semplice, così come raggiungere importanti risultati in termini economici.
Le diverse tipologie di software gestionali
Dopo aver dato una definizione di “software gestionali” e appreso quali possono essere alcuni dei più importanti vantaggi che sono in grado di offrire, è giunto il momento di focalizzare l’attenzione sulle diverse tipologie. Sono davvero tanti gli avanzati programmi informatici per le aziende, ma tra i più importanti è possibile menzionare:
- Software gestionali per la fatturazione, che è possibile etichettare come “i più diffusi” e che assicurano una dettagliata e precisa contabilità dell’azienda.
- Software gestionali per ristoranti, pronti ad agevolare tutte le operazioni all’interno della struttura di riferimento, dalla presa degli ordini alla gestione del magazzino e dei listini, sfruttando lo stesso sistema informatico.
- Programmi per la gestione di alberghi e qualsiasi altra struttura ricettiva, per controllare con facilità prenotazioni e servizi.
- Software per controllare, semplificare e velocizzare qualsiasi operazione che rientra nella produzione industriale, comprese le forniture.
- Software gestionali per negozi, utilissimi per controllare il magazzino, aggiornare prezzi e avviare procedure di sconto, ma anche per gestire al meglio i resi.
- Software gestionali per chi si occupa di formazione: è la categoria dei software gestionali per la formazione ad essere meno conosciuta, ma che occupa un posto di rilievo nella grande famiglia dei fondamentali programmi per organizzare al meglio qualsiasi attività. Sono dei preziosi strumenti, come Sailfor per esempio, che permettono di progettare, gestire, controllare e promuovere qualsiasi corso di formazione. Indispensabili per avere successo!
