La tecnologia oggi è ormai una realtà in tantissime applicazioni a livello aziendale, anche per quanto riguarda la gestione del personale. Nello specifico stiamo parlando della possibilità di effettuare la rilevazione presenze con il software adatto, rendendo questo tipo di incombenza molto più semplice ed efficace.
In cosa consiste questo tipo di software
I software di rilevazione presenze rendono molto più semplice il sistema di gestione del personale e del calcolo delle paghe, in diversi modi. Stiamo parlando di un sistema automatizzato che consente di diminuire le tempistiche sino ad ora impiegate per il controllo dei cartellini, delle timbrature e degli accessi e uscite dall’azienda. In pratica questi software si occupano di: registrare e controllare le timbrature, tramite appositi terminali muniti di lettori di tessere magnetiche; gestione di orari flessibili, con turni o frammentazioni; programmazione e gestione dei periodi di assenze stabiliti a livello aziendale, come nel caso delle ore di malattia o in occasione delle chiusure per ferie di uno o più reparti; gestione dei turni programmati. Tutto questo viene svolto direttamente dal software e integrato all’interno della gestione paghe, senza controlli o inserimenti manuali da parte del personale preposto a questo genere di attività.
La legislazione in merito
Quando si utilizzano dei software che consentono di controllare la presenza dei dipendenti all’interno dell’impianto lavorativo è importante considerare tutte le questioni che riguardano la privacy del singolo soggetto. A tal proposito esiste una normativa a livello statale, del 1996, che norma la gestione della banca dati creata attraverso l’utilizzo di un software di rilevazione presenze. Tale banca dati deve essere gestita in modo corretto, al fine di non inviare a persone terze dati sensibili che riguardano il singolo dipendente. In particolare, visto che l’uso quotidiano di un badge che registra la presenza in azienda di un soggetto è esso stesso un elemento che produce dati sensibili, con i quali si potrebbe ledere il diritto alla privacy del singolo soggetto, è importante che ogni dipendente sia cosciente di tale realtà e di chi sono gli attori che possono venire in contatto con i dati sensibili prodotti. Lo stesso Statuto dei Lavoratori dichiara che è possibile, per il datore di lavoro, controllare gli ingressi e le uscite dei dipendenti all’azienda, a patto che costui sia informato di tale realtà e di come vengano utilizzati i dati.
La nuova normativa
Il 25 maggio 2018 entra in vigore la nuova normativa in fatto di privacy, identica in tutto il territorio dell’Unione Europea e che comprende anche l’utilizzo di sistemi automatizzati per la rilevazione presenze in azienda. Rimangono per molti versi valide le norme precedenti, con alcune modifiche che riguardano il riconoscimento ai cittadini di diritti più ampi in tema di privacy. Resta comunque possibile utilizzare sistemi di rilevazione presenze anche più complessi rispetto alle classiche macchine per la lettura dei badge. Sempre più spesso infatti per le aziende è necessario avere a disposizione un sistema che consenta di monitorare gli spostamenti dei dipendenti all’interno degli impianti produttivi e degli uffici. Il Garante per la privacy ha, sotto questo punto di vista, garantito alle aziende la possibilità di sfruttare anche dei sistemi di geolocalizzazione. All’atto pratico tutti questi strumenti permettono di eliminare una serie di pratiche poco chiare, come ad esempio l’utilizzo di foglietti di presenza scritti a mano, che possono essere smarriti o non inseriti all’interno del sistema di calcolo delle paghe. A maggior ragione questa realtà è d’aiuto a chi fa un lavoro in esterna, che si sposta presso clienti o fornitori, o all’interno di diversi impianti produttivi. Con un sistema di rilevazione con geolocalizzazione il dipendente non dovrà più preoccuparsi di riferire dove si trova.
