Come importare i dati da Google Apps su Microsoft Outlook

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Microsoft Office è la scelta primaria per milioni di utilizzatori Windows, che non hanno intenzione di cambiare questo software per nessun client web per la posta, nemmeno uno popolare come Gmail. Un altrettanto numero di compagnie, piccole, medie e grandi imprese, preferiscono risparmiare affidando la gestione della posta, degli appuntamenti e delle annotazioni con software gratuito che, nel caso più comune, coincide proprio con gli strumenti online messi a disposizione da Google.

Se si desidera quindi utilizzare Outlook con il proprio account Gmail, è possibile avere il meglio delle due offerte con una interfaccia utente completa e ricca (Outlook sorpassa decisamente quanto Gmail ha da offrire), pur rimanendo nell’orbita di un servizio mail largamente condiviso ed utilizzato. Grazie allo strumento Google Apps Sync incluso in Microsoft Outlook, è possibile realizzare questo connubio senza perdere alcuna informazione.

Se si ha a disposizione Office 2013 è possibile collegarsi all’account Gmail attraverso il protocollo IMAP, ma questo fornirebbe accesso, da Outlook, alle sole email, lasciandosi dietro gli appuntamenti creati in Calendars, gli impegni annotati ed i contatti. Utilizzando Apps Sync invece, Gmail emula una versione limitata di Microsoft Exchange Server. Con questo software si porta su Outlook tutto il contenuto online, basta installarlo sul proprio PC che può basarsi su Windows XP, Windows Vista, Windows 7 ed ospitare le versioni Outlook 2003, 2007 e 2010. Al momento, App Sync non è disponibile per Windows 8 o Outlook 2013, il che esclude anche Office 365; per quello che riguarda gli utenti Mac, coloro che utilizzano Outlook 2011 sono tagliati fuori.

Il download copia sul proprio pc un ulteriore tool rispetto App Sync, cioè Google Apps Migration per Microsoft Outlook, che come il nome indica, consente di spostare i dati presenti in Outlook verso Google Apps, qualora si abbia questa esigenza. Se lo si desidera, è possibile scaricare il tool di migrazione separatamente da Google Apps a questo indirizzo.

  • Una volta scaricata la utility che ci interessa, assicuriamoci che Outlook non sia in esecuzione, e poi agiamo sul pulsante Download Google Apps Sync, che installerà automaticamente il software.
  • Successivamente, un dialog box domanderà di effettuare l’accesso all’account Google Apps: i dati sono gli stessi che si utilizzano per Gmail o per gli altri servizi online di Google.
  • In seguito a questo passaggio, sarà richiesto di specificare delle opzioni relative a quali dati si desidera importare: il pannello è piuttosto confuso, ma è sufficiente selezionare la spunta su “Import data form an existing profile” per fare riferimento al profilo Google online di cui già si dispone, per importare in Outlook tutti i dati in esso associati (quindi ignorando l’opzione che consente di creare un nuovo profilo Google Apps in Microsoft Outlook).
  • Selezionando (o deselezionando) la spunta sulle categorie, si sceglie cosa importare e cosa non importare da Google Apps su Outlook.
  • Quando si è soddisfatti della scelta, click sul pulsante “Create Profile” per consentire alla installazione di procedere.

Completato con questo software, quando si lancia Outlook si riceverà un messaggio che informa sulla sincronizzazione avvenuta a proposito dei nuovi dati importati in Outlook. Il limite di dati importati è fissato ad 1 GB a meno che non si specifichi diversamente nelle opzioni di sincronia.

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