Creare una Newsletter con Microsoft Word è una operazione semplice, sebbene richieda diversi passaggi per impostare il layout esatto di come vogliamo appaiano le comunicazioni periodiche. Le newsletter sono gli strumenti perfetti per mantenere i contatti con un gruppo di utenti di uno stesso sito, o con interessi comuni, e rappresentano uno dei mezzi di comunicazioni elettronici che per primi si sono diffusi, con maggiore efficacia, attraverso le email. E’ opinione comune pensare che per creare una newsletter sia necessario utilizzare un programma DTP (Desktop publishing) dedicato, ma vedremo che anche Microsoft Word è un valido sostegno.
- Per iniziare, creare un documento vuoto, selezionando la dimensione della pagina, A4 o A5, e definendo i margini nelle opzioni di creazione. Al momento creiamo un singolo articolo.
- Iniziamo a scrivere o ad importare il testo che vorremo poi includere nella newsletter, completo di titolo: al momento la formattazione del testo non è importante.
Utilizziamo colonne multiple per impaginare l’articolo, ma la prima cosa da impostare è la divisione tra il titolo ed il testo.
- Ponendo il cursore appena sotto il titolo, dove inizia il corpo dell’articolo, selezioniamo Continuous from the Breaks dal menù Page Layout;
- Senza muovoere il cursore, clicchiamo sul pulsante Columns nella stessa Page Layout, e selezioniamo il numero di colonne che desideriamo: due o massimo tre;
- Headers e Footers contengono informazioni come il numero della pagina corrente;
- Dal menù Header, nella sezione Insert, scegliamo lo stile del header; stessa cosa per il footer;
- Adesso è necessario scegliere i fonts: due sarebbe l’ideale (uno per il titolo, uno per il testo), poichè conferisce un aspetto più sobrio e facile da leggere;
- Come con i fonts, anche per i paragrafi è necessario effettuare qualche prova visuale che infine soddisfi il proprio gusto e le necessità: gli allineamenti, le interruzioni di pagina e le misure sono tutte impostabili attraverso il pulsante Home e la sottosezione Paragraph;
Una alternativa a svolgere il lavoro di impaginazione a mano sarebbe quello di definire lo stile e tutte le proprietà della pagina, che verranno poi applicate automaticamente all’articolo.
- Click destro su una pagina formattata nella maniera desiderata;
- Click su Styles, e quindi su “Save Selection as a New Quick Style”, inserendo poi il nome dello stile che potremo applicare per ogni altra pagina semplicemente cliccando sul paragrafo e scegliendo lo stile appena definito dal menù Style sotto il pulsante Home.
- Se si desidera inserire immagini, il menù si trova sotto il pulsante Insert, Picture.
- Scelta l’immagine, è bene tenere a mente di non lasciare che l’immagine superi i 400 dpi.
- Scegliamo dal menù Format, Position, With Text Wrapping per fare in modo che l’immagine sia inserita nel testo in maniera armonica.
- Completiamo e salviamo l’articolo;
- Creiamo il template della nostra newsletter cancellando tutto il testo ma non la divisione delle sezioni;
- Scegliamo “Save As” e poi in Save as Type, “Word Template” dando poi il nome desiderato.
Quando vorremo creare un altro articolo, nel menù New di Office scegliamo “New from Existing” e successivamente il template appena creato, così che l’impaginazione generale sia già impostata. Copertina e ultima pagina hanno sempre formattazioni differenti, che quindi dovranno essere create a parte.
