Un servizio VoIP con centralino telefonico virtuale (ad esempio CloudFacile) è, in sostanza, un sistema telefonico avanzato conveniente, facile da gestire e accessibile da qualsiasi luogo. E’ definito “virtuale” per un semplice motivo: anche se sfrutta i telefoni e le linee preesistenti, utilizza una connessione internet per instradare le chiamate.
Questo sistema è conveniente non solo perché ti permette di risparmiare sulla bolletta del telefono ma anche per le diverse funzionalità altrimenti impossibili su un sistema telefonico tradizionale. Per fare un esempio concreto, se un cliente effettua una chiamata è possibile configurare il sistema in modo che venga accolto prima da un assistente automatico. Il “saluto”, che generalmente funge da presentazione, può essere personalizzato a piacimento e impostato solo per certe ore, dopo l’orario di lavoro ad esempio e darà al cliente la possibilità di lasciare un messaggio vocale.
Poiché il sistema VoIP è connesso ad internet, i dipendenti possono ricevere le chiamate sul proprio telefono in qualsiasi luogo. Questo non solo riduce i tempi d’attesa, ma aumenta anche l’efficienza dell’ufficio. Sia per i clienti, che nel caso di un’azienda che ha più filiali, si potrà comunicare direttamente con il dipendente interessato senza dover passare attraverso scambi e operatori. Sembra banale, ma un tempestivo intervento quando richiesto aumenta la soddisfazione dei clienti e la fiducia nei confronti dell’azienda.
La differenza fondamentale tra un servizio VoIP con centralino telefonico virtuale e un servizio di telefonia tradizionale è che in un sistema tradizionale, tutto ciò che riguarda la manutenzione del sistema è compito vostro. Con un centralino telefonico virtuale invece essendo quest’ultimo ospitato da terzi, se ne occupa il provider stesso.
Ecco un video dimostrativo (la voce sembra letta da un sistema automatico 🙂 )
Abbiamo visto le caratteristiche fondamentali di un centralino virtuale. Vediamo ora insieme alcuni vantaggi di un servizio VoIP per aziende.
1. Riduzione dei costi: sfruttando la connessione ad internet, con un sistema voip si può fare a meno di linee aggiuntive che hanno un alto costo mensile, risparmiando fino al 90% in bolletta telefonica.
2. Efficienza nel trovare le persone: come già citato in precedenza, sarà più facile sia per i clienti che per gli altri dipendenti dell’azienda contattare direttamente la persona desiderata.
3. Possibilità di telelavoro: un dipendente può lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo con un telefono collegato ad internet.
4. Integrazione con gli smartphone, se l’azienda utilizza degli smartphone è possibile sfruttare la rete wifi e utilizzare la condivisione dei dati attraverso il centralino telefonico virtuale.
5. Libertà nella scelta dell’operatore: con un sistema voip hai bisogno solo della connessione internet. Il sistema è configurato per funzionare con qualsiasi operatore VoIP, in modo da poter usufruire di tariffe più economiche.
6. Uso del sistema preesistente: se necessario o opportuno, è possibile sfruttare il sistema già esistente.
7. Installazione facile: essendo virtuale, fisicamente il sistema non è in azienda ma nell’infrastruttura del provider del servizio. Il servizio è configurabile attraverso un’interfaccia web.
8. Ricezione dei fax via e-mail: anche se sempre meno, il fax è tuttora utilizzato. Ma ricevere fax su carta può risultare al giorno d’oggi costoso e inaffidabile poiché chiunque può leggere il contenuto del fax ricevuto. Con un sistema Voip è possibile configurare la ricezione di fax in formato pdf direttamente nella posta elettronica indicata.
9. Supporto remoto: in caso di problemi, in qualsiasi servizio voip è possibile richiedere al provider modifiche alle impostazioni da remoto in modo rapido, senza pagare e aspettare un tecnico come in un sistema tradizionale.
10. Tranquillità in caso di danni: con un sistema virtuale è possibile avere sempre una copia di backup dell’intero sistema così da esser sicuri di poter continuare a lavorare anche in caso di guasto del computer.
Considerando questi vantaggi, possiamo concludere che il voip è la tecnologia del futuro: in tempi rapidi rimpiazzerà la telefonia classica ritenuta ormai da molti “obsoleta”. Internet, ha cambiato tanti aspetti della nostra vita. Dal shopping online, al streaming fino ad arrivare ai social network, è diventato la principale forma di commercio e di comunicazione. Il voip rientra in quelle nuove tecnologie che, grazie alla connessione ad internet ad alta velocità, hanno rivoluzionato il nostro modo di lavorare.
Questa tecnologia è stata inizialmente creata nel 1995 ma ci sono voluti anni di ricerche e innovazioni per rendere il sistema chiaro e affidabile.
Oggi, possiamo con fermezza dire che ha raggiunto un livello tale da renderlo preferibile ad un sistema tradizionale, per tutti i motivi sopraelencati.
