Gmail è uno strumento che può essere utilizzato secondo le impostazioni di default per portare a termine i normali compiti di composizione e lettura delle email, ma con qualche aggiustamento è possibile migliorarne la produttività per chi lavora attraverso le email, e necessita di raggiungere un nuovo livello di interattività.
Grazie ad alcune funzionalità accessorie è molto semplice utilizzare Gmail al meglio delle sue potenzialità. Impostare notifiche sul desktop: Se si attendono email importanti non è necessario aggiornare costantemente (e compulsivamente) la posta in arrivo. Invece, aggiungendo il seguente add-on di Google Chrome, verremo avvisati della ricezione di nuove email su Gmail ogni volta che ne riceveremo una, comprendendo nelle notifiche i messaggi dalla chat.
Chat Notification è abilitato di default subito dopo l’installazione. Nel caso in cui non lo fosse, ecco come attivarlo.
- Click sull’ingranaggio in alto a destra del pannello di Gmail, selezionando Settings;
- Nel tab generale selezionare l’opzione “Desktop Notification”;
- E possibile da qui attivare le notifiche della chat, o ricevere quelle per Gmail;
- Click su Save.
Spedire risposte automatiche: utile nei periodo di vacanza, in cui non si accede al proprio account, per avvisare i propri utenti. La funzione risponder automaticamente con un messaggio a chiunque spedirà una email, eccetto a quelle segnate come spam e quelle che richiedono una sottoscrizione. Se qualcuno spedirà un secondo messaggio dopo quattro giorni dalla prima risposta automatica, Gmail provvederà a mandare un secondo messaggio per ricordare il periodo di assenza. Per attivare questa funzionalità:
- Click sull’ingranaggio in alto a destra del pannello di Gmail, selezionando Settings;
- Nel tab generale, selezionare “Vacation Responder on” nel campo “Vacation Responder”;
- Successivamente è necessario impostare il messaggio automatico, impostando il campo dell’oggetto e del corpo del messaggio;
- Check sul box accanto a “Only send response to people in my Contacts”, se non desiderate che anche estranei sappiano del periodo di assenza.
Infine, per chi utilizza diversi computer e dispositivi per accedere a Gmail, e si sospetta di dimenticare di effettuare il lougout, è possibile effettuare questa operazione in remoto.
- Scendiamo a fondo della pagina di inbox, sino a trovare informazioni sull’orario e la data di ultima attività;
- Cliccando sui dettagli è possibile capire se l’account è attivo su un altro pc o dispositivo mobile.
La pagina risultante mostra gli ultimi accessi all’account Gmail, le attività recenti, e l’indirizzo IP registrato, la data e l’orario. Da qui è possibile effettuare il log out con un semplice click.
